I documenti in HEU hanno 5 stati:
- In corso
- Da revisionare
- Completato
- Da firmare
- Firmato
Quando un documento è in stato In corso, Da revisionare, Completato è ancora modificabile da tutte le persone che collaborano al documento.
Quando un documento è nello stato Da firmare o Firmato il documento non è modificabile ed è solo possibile aggiungere firme e popolare i placeholder.
Per modificare lo stato è necessario entrare nell’editor e cliccare in alto a destra sul box “In corso” e selezionare il nuovo stato del documento.
Se si dovesse scegliere lo stato “Da firmare” comparirà una finestra che avvisa che il documento da quel momento non sarà più modificabile.
Per andare avanti basterà cliccare “Si sono sicuro”.
Quando il documento è in stato “Da firmare” è possibile aggiungere una firma o condividere il documento per farlo firmare.
Quando un utente aggiunge una firma al documento, lo stesso passerà automaticamente in stato “Firmato”.
Se desideri firmare il contratto, condividere con un’altra persona e monitorare lo stato per sapere quando è stato firmato, si consiglia di modificare lo stato in “Da firmare” dopo che tu hai firmato il contratto.
ATTENZIONE – Un contratto in stato “Firmato” e condiviso con un’altra persona, non sarà più archiviabile per una questione di sicurezza.
